PLANIFICATION

Comme les autres secteurs de l’industrie touristique, l’autocar est soumis à une saisonnalité importante qui se traduit par une modulation des tarifs en fonction de la période choisie. La haute saison comprend les mois d’avrils, mais, juins et septembres; la moyenne saison, les mois de févriers, mars, juillets, aoûts et octobres; la basse saison, les périodes restantes.

Durant la haute saison, toutes les classes francophones et néerlandophones en Belgique, de tous niveaux, organisent au minimum une sortie en fin d'année scolaire. Il est pratiquement impossible de trouver des cars à des tarifs raisonnables et disposant de toutes les garanties nécessaires pour la sécurité. Certains transporteurs vont jusqu'à utiliser des bus en fin de vie (30 ans - 35 ans) pour les rentabiliser et dont la sécurité ne répond pas à nos niveaux d'exigences.

En conséquence, la Ville a notifié dans le cahier des charges des délais à respecter pour garantir des prix bas toute l'année scolaire et des bus répondants à toutes les obligations légales en termes de sécurité. 

Au début de l'année scolaire, planifiez l'ensemble de vos sorties en autobus et autocars. 

• Une planification dans les temps permet à toute la chaine de traitement (la direction de l'école, le secrétariat de l'établissement, la cellule transport-scolaire de l'IP, le service des planifications du transporteur et le chauffeur) de travailler dans de bonnes conditions et non dans la précipitation.

• Cette planification, vous permettra aussi de fournir aux parents ou à l’élève majeur une estimation du montant des frais réclamés et leur ventilation. Cette information, par écrit, doit renseigner un montant par rubrique (piscine, activités sportives, activités culturelles, photocopies en secondaire…) qui se rapproche le plus possible de ce que sera la dépense réelle.

• N'oubliez pas de tenir compte de certaines données (du nombre d'encadrant, du prix, Piscine (semaine A-B), évaluation certificative, délais pour commander un bus, ...) .
  

Veuillez donc à respecter les délais ci-dessous pour commander les bus pour vos activités:

• entre le 1er septembre et le congé de Toussaint, les missions doivent être communiquées au moins deux semaines avant le jour du voyage sauf les 15 premiers jours de septembre;

• entre le congé de Toussaint et le congé de Pâques, les missions doivent être communiquées au plus tard quatre semaines avant le jour du voyage ;

• entre le congé de Pâques et les grandes vacances, les missions doivent être communiquées au plus tard avant le congé de Carnaval.
  
  
• les commandes pour des destinations internationales doivent être effectuées avant les vacances de la Toussaint pour les départs après les vacances de Noël-Nouvel an. 

En dehors des ces périodes...

!!! PAS DE BUS !!!

ENCADREMENT DANS LE BUS

Pour les voyages d'un jour, l'Inspection a décidé (13 mars 2013) les dispositions suivantes. 

• Maternel : Toujours 2 accompagnateurs minimum dans un bus
  
• Primaire : Toujours 2 accompagnateurs minimum dans un bus,
  • sauf pour la visite médicale, la piscine et les trajets courts ( dans la région de Bruxelles-Capitale et en dehors du Ring), si l'école est dans l'impossibilité de mettre 2 personnes
• Secondaire : au minimum 1 accompagnateur
  
  

Les trajets courts sont ceux qui se déroulent dans la région de Bruxelles-Capitale en dehors du ring de Bruxelles. En effet, un trajet à travers la ville impose une vitesse de déplacement (une moyenne de 30km/h) beaucoup plus lente qu'un déplacement sur le ring de Bruxelles (une moyenne de 50km/h)

Pour les voyages de plus de 2 jours, il y a lieu de tenir compte de la circulaire informative de la Communauté française

RASSEMBLER LES DONNEES DE VOTRE VOYAGE

Vous pouvez vous aider du document se trouvant à votre droite en le téléchargeant sur un PC.
Complétez-le, puis envoyez-le à votre direction ou secrétariat d'établissement ou imprimez-le. 

Mentionnez clairement les informations précises sur votre voyage et vos demandes spécifiques
(nombre de personnes à transporter, volume de bagages, besoins spéciaux...), le transporteur pourra mieux les cerner et y répondre de la manière la plus adéquate possible.
De même, n’oubliez pas de spécifier quelle catégorie de passagers seront transportés (enfants, adolescents, seniors…) - cet élément peut avoir un impact sur le choix du chauffeur.

:

• le demandeur
  • le nom de l'école
  • le niveau d'enseignement  (maternel, primaire, secondaire, supérieur et adultes)
  • le nom du responsable du voyage
  • le numéro de GSM du responsable de l'activité qui est transporté lors du voyage 
• l'adresse précise de départ: 
  • le nom du lieu
  • les coordonnées, c'est-à-dire l'adresse, le numéro, le code postal et la commune
• l'adresse précise de d'arrivée: 
  • le nom du lieu
  • les coordonnées, c'est-à-dire l'adresse, le numéro, le code postal et la commune
• l'adresse précise du ou des points intermédiaires: 
  • le nom du lieu
  • les coordonnées, c'est-à-dire l'adresse, le numéro, le code postal et la commune
• l'horaire de présence du bus au lieu de départ et du retour (ce n'est pas l'horaire d'arrivée à l'école lors du retour)
• la capacité souhaitée.
  • le nombre d'élèves
  • le nombre d'encadrants
• volume de bagages
• Si le bus doit rester sur place ou pas (en dehors de bruxelles, cette information a un impact sur le prix)

COMMANDER LE CAR AUPRES DE LA CELLULE-TRANSPORT

La commande doit obligatoirement être effectuée via IPComm.

Vous trouverez dans la page "Commander un bus" de plus amples informations sur le site IPComm

Votre demande doit être introduite dans IPComm par le secrétariat de votre établissement (si le chef d'établissement à donner les droits d'accès) ou auprès de la direction de l'établissement

Dans Ip-Comm, si la demande est prête, aller à l'onglet "Actions" et cliquer sur la décision "Envoyer". Pour un utilisateur ayant le rôle de Rédacteur, cette décision envoie la demande au signataire. Pour un utilisateur ayant le rôle de signataire, cette décision envoie la demande à la Cellule Transport.

LES PREPARATIFS DU VOYAGE

Lors des préparatifs, attirez l’attention des parents sur quelques dispositions qu'il est utile de prendre
afin d’accroître le confort des enfants au cours du voyage. Le bien-être des enfants peut aussi avoir un impact sur les conditions de sécurité. 

• Demandez aux parents de préparer de la nourriture et des boissons rafraîchissantes (sans toutefois exagérer) pour le voyage.
• Lors d’un trajet de nuit, des vêtements chauds et un petit coussin, voire une couverture, peuvent être d’un grand secours.
• Un livre, des magazines, un baladeur, un jeu électronique... permettront à l’enfant de s’occuper pendant le trajet. Ces objets ne doivent cependant pas le charger exagérément. En cas de perte ou de vol, la Cellule transport ne peut être tenu pour responsable.
• Certaines règles doivent être respectées en ce qui concerne le nombre et la dimension des bagages. N’hésitez donc pas à communiquer aux parents les informations nécessaires pour le voyage.
• Veillez à ce que les enfants n’omettent pas d’emporter certains documents obligatoires (carte d’identité, …).

Pour le mal des transports, il est conseillé, autant que possible, d'éviter les 5F ou « Règle des 5F» :

• F comme Froid
  • se couvrir (prévoir une couche supplémentaire de vêtement)
• F comme Faim
  • Evitez de partir l’estomac vide et les repas trop lourds. Mangez sainement la veille du voyage et le jour du départ favorisez un petit déjeuné équilibré. 
  • prévoir des barres de céréales
• F comme Frousse ou Frayeur
  • avoir un large champs visuel
  • communiquer avec les autres

  • voir d'autres personnes malades peut entrainer à se sentir mal à votre tour. Il est préférable de détourner le regard et d'essayer de se concentrer sur autre chose. 

• F comme Fatigue
  • être bien reposé. Evitez que les enfants se couchent tard (Entre 9 et 11 Heures de sommeil)

• F comme soiF.
  • prévoir une petite bouteille d'eau

Enfin, demandez aux parents d’être à l’heure au lieu de prise en charge des enfants le jour du départ. Autant éviter de mettre le chauffeur en retard dès le début.

Il peut être également intéressant de préparer l’aspect didactique du voyage et de fournir des informations à propos de certains endroits de passage (donner, par exemple, quelques mots d’explication sur des faits historiques: Waterloo et Napoléon, la bataille des Ardennes à Bastogne, ...).

Pour le retour, il peut être intéressant de mettre en place une “chaîne téléphonique” (on prévient les parents d’un enfant, qui avertissent à leur tour les parents d’un autre enfant et ainsi de suite), ce qui permet d’informer les personnes concernées en cas de retard conséquent par exemple.

LE JOUR DU VOYAGE

Le jour du départ mais aussi d’arrivée, il est vivement recommandé de prévoir un emplacement de stationnement “sûr” pour l’autocar afin que la montée (ou la descente) des passagers et le (dé)chargement des bagages puissent s’effectuer dans des conditions de sécurité optimales.

Veillez à libérer les emplacements d'autocars devant votre établissement.

Les bagages doivent être déposés devant les soutes. Les enseignants avec l'aide des enfants et/ou des parents rapprochent le plus possible les bagages devant les portes des soutes au fur et à mesure du rangement par le chauffeur.  Veillez à ce qu’il n’y ait aucun bagage de plus de 2KG à l’intérieur du car.

Avant d'embarquer, l’enseignant présente la lettre de mission  et compare les données avec celle du chauffeur. 

Il peut être utile de s’informer sur le planning (l’itinéraire du chauffeur correspond-il à celui prévu initialement, où et quand le premier arrêt sera-t-il effectué...).

Faites monter les enfants par les deux portes pour vérifier que celles-ci sont fonctionnelles. 

Pour les grands groupes, veillez à remplir les bus présents à sa capacité maximum. Le marché public est notifié en fonction de capacité indiquée dans la lettre de mission et non en fonction des disponibilités de bus par classes.

Veillez, par ailleurs, à encadrer les enfants dès leur montée dans le car, et notamment à la bonne disposition des sacs (pour empêcher que ceux-ci ne tombent au premier coup de frein et permettre une évacuation rapide en cas de problème). 

Les enfants qui ont le mal des transports seront placés à l'avant du véhicule afin qu'ils puissent avoir un large champ visuel pour regarder tous les éléments fixes qui se trouvent à portée de vue et qui se trouvent hors de l'autocar.

Chaque personne (enfant ou adulte) doit occuper une place assise. 

L'enseignant vérifie que tous les enfants ont bouclé leur ceinture de sécurité.

Installez-vous près du chauffeur de sorte à toujours être le premier à sortir et le dernier à monter dans le car. Le deuxième accompagnateur doit s'installer face à la 2e porte au milieu du car. 

Dès que les enfants sont en sécurité et à la fin de chaque trajet (aller et retour), vérifiez le bus en effectuant un aller retour entre les rangées de sièges pour vérifier qu'aucun enfant ne dort pas au fond du bus et que rien n'a été oublié dans le bus.

N'embarquez pas si vous constatez une situation anormale (Etat du chauffeur et/ou état du bus (ceintures déféctueuses, places manquantes, pneus lisses, ... ). Faite appelle immédiatement à votre direction d'établissement pour vous aider à établir les constats. N'hésitez pas à noter la plaque d'immatriculation du véhicule pour une enquête approfondie par la suite ou à faire des photos avec votre smartphone.

Si les choses ne s’arrangent pas, vous ne devez pas avoir peur, en dernier recours, de refuser le départ du car. Il est alors vivement conseillé de faire constater la nature de ce problème par un policier.

Vous êtes également tenu de respecter les termes de la lettre de mission. Ainsi, si le véhicule a une capacité de 50 personnes par exemple et que cela est indiqué dans la lettre de mission, il convient de veiller à ce qu’un 51e voyageur ne s’ajoute pas à la dernière minute...

Votre responsabilité peut être engagée si vous donnez des indications contraires aux dispositions légales (ex.: demander au chauffeur de dépasser les limitations de vitesse, l’inciter à ne pas respecter les temps de conduite et de repos…).

LORS DES TRAJETS

Une fois que vous êtes partis, la sécurité continue évidemment de primer sur le reste. Y compris sur l’horaire

Vis-à-vis des enfants, n’hésitez pas à prendre la parole au début du voyage afin d’attirer leur attention sur l’obligation de rester attaché durant tout le voyage.
Une étude portant sur des accidents dans lesquels l’autocar s’est renversé, montre que le port de la ceinture par tous les passagers permet de réduire de 60 % le nombre de tués et de 76 % le nombre de blessés graves.
Bref, mettre sa ceinture, ça ne prend pas beaucoup de temps, ça ne coûte rien et ça peut sauver la vie.

Profitez également de l’occasion pour rappeler les comportements à éviter (distraire le chauffeur, lancer des objets, dégrader les sièges...) et le planning.

Insistez sur la propreté au sein du bus afin qu’il revienne au dépôt dans le même état que lorsqu’il en est sorti

Insistez, en outre, sur l’importance de respecter un calme relatif à partir d’une certaine heure.

Afin de ne pas irriter le chauffeur ni de le mettre en retard, il est important que vous demandiez aux enfants de regagner l’autocar à temps lors des pauses.

Après chaque arrêt, n’oubliez pas de contrôler que tous les passagers sont à bord et ceinture bouclé.

A l’arrivée, vérifiez que rien n’a été oublié dans le véhicule.

Source : "voyage en autocar faisons de la sécurité notre priorité"  FBAA - IBSR